Fiche métier : Secrétaire administratif, Secrétaire administrative
Au service d’un ou de plusieurs services d’une entreprise ou d’une administration, la secrétaire administrative assure l’ensemble des tâches administratives des collaborateurs qu’elle seconde au quotidien. À son programme : prise de rendez-vous, organisation de l’agenda, courrier, etc.
On l'appelle aussi
Secrétaire administratif / Secrétaire administrative ; Secrétaire ; Agent administratif / Agente administrative
Quel est le rôle d’un secrétaire administratif ou d’une secrétaire administrative ?
Une secrétaire administrative est une personne chargée de l'organisation et de la gestion de l'administration d'une entreprise ou d'un service administratif. Ses tâches peuvent inclure la rédaction de courriers et de documents, la gestion de agendas, la prise de rendez-vous, la gestion de fichiers et de dossiers, le traitement de données et le suivi de projets.
Le secrétaire administratif est souvent le premier point de contact pour les clients ou les visiteurs de l'entreprise et doit donc avoir de bonnes compétences en communication et en relation avec les autres.
Quelles sont les missions principales* d’une secrétaire administrative ?
Les missions principales d’un secrétaire administratif ou d’une secrétaire administrative peuvent se résumer ainsi :
• Rédiger des courriers, des documents professionnels et des comptes rendus de réunions,
• Prendre des rendez-vous et gérer les agendas des collaborateurs,
• Trier et organiser le classement de documents et dossiers,
• Assurer le traitement de données (saisie, mise à jour de bases de données),
• Gérer un standard téléphonique,
• Accueillir et orienter les visiteurs dans l’entreprise ou l’administration,
• Organiser des réunions et des déplacements,
• Gérer les fournitures de bureau et le matériel de l'entreprise, etc.
* Source : « Code ROME M1607 - Secrétariat »
Quelles sont les qualités pour devenir secrétaire administrative ?
Les qualités et compétences (soft skills) à déployer pour être secrétaire administrative sont nombreuses. Il faut d’abord faire preuve d’organisation et de rigueur pour être capable de gérer efficacement son temps et de mener à bien toutes les missions de la journée. Polyvalence et adaptabilité sont aussi attendues dans ce poste où les imprévues et demandes de dernière minute ne manquent pas.
Le ou la secrétaire est aussi à l’aise à l’oral et à l’écrit pour répondre aux demandes et aux besoins des collaborateurs, des clients, des visiteurs de l'entreprise de manière professionnelle et courtoise.
Dans ses échanges, la secrétaire fait aussi preuve de discrétion et assure le respect de la confidentialité des propos.
À l’aise avec les logiciels de bureautique, le secrétaire administratif se forme tout au long de sa carrière pour intégrer les nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux logiciels à ses compétences professionnelles.
Quel est le taux de féminisation du métier de secrétaire administratif ?
Les emplois administratifs dans les entreprises sont occupés à 80% par des femmes, tout comme ceux dans la fonction publique.
Où peut-on exercer le métier de secrétaire administrative ?
Toutes les entreprises, de la TPE (très petite entreprise) à la multinationale, ont besoin d’au moins une secrétaire administrative. Cela concerne tous les secteurs d’activité, de la concession automobile au cabinet d’avocats en passant par une usine de l’agroalimentaire.
C’est le cas aussi de toutes les administrations publiques : secrétaire de mairie, secrétaire au sein d’un conseil départemental ou d’un conseil régional, agent administratif dans un service hospitalier, etc.
Quel est le salaire d’un secrétaire administratif ?
En France, selon les données de l’Insee, le salaire moyen brut d'un secrétaire administratif débutant se situe autour du Smic. Le salaire médian pour un secrétaire administratif confirmé (c'est-à-dire 50% des salaires sont supérieurs et 50% sont inférieurs à ce revenu) est de 2.200 euros par mois.
À noter : dans un poste de secrétaire bilingue ou trilingue, il est possible de négocier des salaires plus élevés avec de l’expérience.
Dans la fonction publique, les grilles indiciaires pour les postes de secrétaires administratives débutent autour du Smic. En fin de carrière, le salaire peut atteindre 2.400 euros bruts (en classe normale, échelon 13) voire 2.600 euros bruts par mois (en classe supérieure, échelon 11).
Lire aussi : Les BTS en secrétariat
Études conseillées pour le métier de secrétaire administratif, secrétaire administrative
BAC
Les parcours de formation pour devenir secrétaire commencent au niveau bac. Après un bac général, un bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou un bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion), vous pouvez vous former au niveau bac+2. Vous pouvez préparer en deux ans (à temps plein ou par la voie de l’apprentissage) le BTS gestion de la PME, le BTS support à l'action managériale, le BTS comptabilité gestion ou encore le BTS management commercial opérationnel. Deux diplômes sont accessibles après le bac pour obtenir le niveau bac+3 : le BUT gestion des entreprises et des administrations et le BUT gestion administrative et commerciale. À noter : le concours de secrétaire administratif ou de secrétaire d'administration scolaire et universitaire (catégorie B) est ouvert aux titulaires du bac ou équivalent.
Chiffres clés du métier de secrétaire administratif, secrétaire administrative
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